همانطور که در مقاله قبل توضیح دادیم kpi معیاری است که می توانیم به کمک آن میزان موفقیت خود را اندازه گیری کنیم
شاخص های کلیدی عملکر یا kpi ها انواع مختلفی دارند که شاید همه آنها برای کسب و کار شما مناسب نباشند ، اما اگر شاخص هایتان را درست انتخاب و گزینش کنید بسیار به شما کمک خواهد کرد.
در این مطلب قصد داریم به چند مورد از شاخص های کلیدی عملکرد در حوزه مدیریت پروژه اشاره کنیم:

Kpi های مهم مدیریت پروژه

Kpi هارا در ۴ دسته ((category
طبقه بندی و تعریف می کنیم:

۱-چهار چوب زمانی ((timeliness

اینکه مطمئن شویم پروژه مان در زمان مورد نظر به اتمام میرسد و اگر نه پیگیری اینکه کجای کار باعث انحراف از برنامه شده است مهم است. در نتیجه ما همیشه یک تاریخ پایانی به صورت تخمینی خواهیم داشت.

۲- بودجه (Budget

آیا پروژه، در محدوده بودجه تخصیص داده شده قرار دارد؟ و یا اینکه هزینه هایمان از حد مجاز فراتر رفته؟

۳-کیفیت ( Quality

اطمینان از اینکه به معیار های کیفی تعریف شده رسیده ایم یا خیر؟

۴-اثر بخشی (Effectiveness

پاسخ به این سوال که آیا زمان و پولمان را درست صرف می کنیم؟ یا اینکه آیا می توانیم پروژه را به طرز موثرتری مدیریت کنیم؟

قبل از اینکه kpi های ذیل هر یک ازین ۴ دسته را معرفی کنیم ، باید گفت ممکن است که ما به همه این شاخص ها برای پروژه مان نیاز پیدا نکنیم اما خب امید بر این است که آنها حد اقل به ما کمک کنند که به راه های بهتر مدیریت پروژه ها فکر کنیم.

* ۵مورد از مهم ترین شاخص های زمانی:

۱-Cycle time:

برابر میانگین سیکل های زمانی تحقق محصولات پروژه در دوره زمانی مشخص است. مثلا اینکه بگوییم به طور متوسط چقدر زمان برای تایید نقشه ها توسط کار فرما صرف می شود.

۲-on_time completion percentage:

نشان دهنده درصدی از فعالیت ها یا پروژه ها است که در زمان تعریف شده اشان به پایان رسیدن.

۳-time spent:

میزان زمان صرف شده توسط افراد تیم در طول پروژه است. البته در صورت نیاز می توانیم این شاخص هارا برای فرد یا افراد خاصی از پروژه تعریف کنیم که مثلا در پروژه ساختمانی چقدر طول میکشد تا یک کارشناس دفتر فنی متره ای از نقشه هارا ارائه دهد.

۴–Number of adjustments to the schedule

نشان دهنده تعداد دفعاتی است که در پروژه های سازمان ، تیم پروژه تاریخ پایان پروژه را اصلاح کرده است .

۵-Resource capacity:

حاصل ضرب دو نقدار تعداد افراد فعال در فعالیت یا پروژه خاص و درصد زمانی حضور آن افراد در فعالیت یا پروژه خاص است. در واقع این kpi در تخصیص درست منابع و یا در تخمین اینکه مثلا نیاز است ما فرد یا افراد خاصی را برای پروژه جذب کنیم یا خیر، بکار میرود و به این روش در تخمین مدت زمان اتمام مروژه کمک کننده است.

*۳ مورد از مهم ترین شاخص های بودجه ای:

۱-Budget variance:

نشان دهنده میزان اختلاف بودجه واقعی و برنامه ریزی شده ی پروژه ها است.

۲– Cost performance Index

نسبت دو مقدار است: الف: هزینه کل پروژه * درصد پیشرفت واقعی. ب: مقدار پولی که تاحالا خرج کردیم.
در واقع یه جورایی راندمان هزینه ای تحقق یافته است تا آن Data Date از پروژه را نشان می دهد.

۳-Number of Budget iterations

بیانگر تعداد رویژن بودجه بندی تا نهایی شدن آن است که بیانگر زمان مورد نیاز برای برنامه ریزی و نهایی سازی بودجه بندی پروژه ها است.

*۳ مورد از مهم ترین شاخص های کیفی:

۱-Customer satisfaction/loyalty

شاخصی است که بیانگر میزان رضایت مشتری از سازمان است.نظر سنجی،روش مناسب و مفیدی جهت برآورد این kpi است.

۲-Number of Errors:

تعداد دفعات دوباره کاری های پروژه را نشان می دهد که نتایج تعدا بازبینی بودجه و تعغییر تقویم پروژه را تحت تاثیر قرار می دهد.

۳-Customer complaints:

میزان شکایات مشتری های سازمان/ پروژه را نشان می دهد.

*۴ مورد از مهم ترین شاخص های اثربخشی:

۱-Number of project milestones completed on time with sign off:

پروژه دارای بخش و باکس های مختلفی اس . باید رصد کنیم که مایلستون های مختلف پروژه در زمان مناسب محقق شدن و به تایید کارفرما یا مالک رسیده اند یا خیر؟!

۲-Training/Research needed for project

میزان آموزش / تحقیق مورد نیاز پروژه را می شود با ساعت، بعداد دوره های آموزشی مورد نیازو امثال آن سنجید. اگر این میزان زیاد باشد، پروژتان ممکن است دیر تر از زمان مورد انتظار شروع شود. برای سنجش این نعیار میشود سوال را اینطور پرسید که، چند درصد از منابع در آغاز پروژه می توانند بلافاصله کارشان را بدون آموزش شروع کنند؟

۳-Number of cancelled projects

رصد این که چه تعداد از پروژه های سازمان متنوف و کنسل می شنوند؟
تعداد زیاد پروژه های کنسلی نشانگر فقدان یا ضعف در برنامه ریزی و گرفتن پروژه های جدید مناسب است.

۴-Number of change requests

تعداد در خواست های تغییری که کارفرما در اسکوپ تایید شده ی پروژه وارد میکند و میزان تکرار دفعات آنها است. هرچه این مقدار بالاتر باشد تاثیر منفی روی بودجه،منابع، زمان و کیفیت کلی پروژه بیشتر است.

 

پروژه ها بخش های پویا ی مختلفی دارند و خیلی مهم و حیاتی است که در طول پروژه زمان،بودجه،کیفیت و کارایی آن را رصد کنیم. شما باید مطمئن باشید که پروژه را با کارایی مناسب و با یک بودجه محدود انجام می دهید چون منابع محدود هستند.(اگر منابع نامحدود دارید ، احتمالا باید کارها را خیلی متفاوت انجام دهید!!)