منظور از شاخص های کلیدی عملکرد کسب و کار، چیزهایی ست که در رشد کسب و کار شما تأثیر مستقیم دارند؛ وظیفه شما بررسی این شاخص ها برای پی بردن به رشد کسب و کارتان است.
شاخص های کلیدی عملکرد در کلیه کسب و کارها و فعالیت ها معنا و مفهوم دارند. در واقع در بسیاری از فعالیت ها و اقدامات و فرایند هایی که در مجموعه ها و بنگاه های مختلف صورت میپذیرد، شاخص های کلیدی عملکرد و اهداف کمی مرتبط با آن وجود دارد. و گزارش های عملکردی اقدامات مجموعه به واسطه شاخص های کلیدی عملکرد مرتبط و تخصیص یافته سنجش و ارزیابی میشوند.
با یک تعریف ساده و روشن میتوان گفت که شاخص های کلیدی عملکرد روشی برای سنجش، ارزیابی میزان کارایی، اثر بخشی عملکرد کارمندان و یا در سطح کلان تر میزان کارایی و اثر بخشی عملکرد مدیران سازمانی، یک واحد سازمانی و یا عملکرد سازمان تعریف کرد.
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مخفف عبارت Key Performance Indicator است. شاخص های کلیدی عملکرد به ما در درک میزان کارایی، اثر بخشی، عملکرد سازمان، و افراد بر اساس اهداف کمی و کیفی راهبردی تعریف شده برای هر یک کمک خواهد کرد.
اکنون با ارایه یک مثال سعی میکنیم شما را در درک مفهوم شاخص های کلیدی عملکرد یاری کنیم. یک کشتی تفریحی را در نظر بگیرید؛ که میخواهد تعدادی مسافر را از بندر A به بندر B منتقل کند. هدف این فعالیت رساندن مسافرین به مقصد ظرف مدت یک هفته میباشد.
در گام اول، کاپیتان و خدمه کشتی نیاز به اطلاعاتی در مورد ناوبری کشتی خواهند داشت. تا بتوانند برنامه و نقشه راه سفر خود را منطبق با آن طرح ریزی نمایند. در این مثال شاخص های کلیدی عملکرد میتواند داده های مکانی GPS، سرعت متوسط، میزان سوخت کشتی، متوسط مصرف سوخت، اطلاعات اب و هوایی و… باشد. این شاخص ها به کاپیتان و خدمه کشتی کمک خواهد که وضعیت و موقعیت خود را درک کرده و بدانند که ایا همسو با برنامه های مد نظر سفر به پیش میروند یا خیر. همچنین با انها کمک خواهد کرد؛ تا بتوانند تصمیمات مورد نیاز را در حین مسر سفر اتخاذ نمایند.
شاخص های کلیدی عملکرد در شرکت ها و سازمان ها نیز دقیقا مشابه مثال فوق تعریف میشوند. اگر هدف یک شرکت یا سازمان سود آوری است؛ شاخصهای آن میتواند میزان فروش در بازه های زمانی مشخص، حاشیه سود یا میزان هزینه های جاری و… باشد.اگر هدف یک بنگاه جذب یک مشتری جدید و یا ایجاد یک برند خوب باشد، بایستی میزان آگاهی مخاطبان و مشتریانش را از برند خود بسنجد. حال اگر یه سازمان بخواهد اطمینان حاصل نماید که کارکنانش به خوبی کار میکنند (کارایی و اثر بخشی) باید عملکرد کارکنان خود را به عنوان یک شاخص کلیدی عملکرد سنجش نماید.
چالشی که بسیاری از سازمان ها با آن روبرو هستند؛ انتخاب صحیح شاخص های کلیدی عملکرد مورد نظر از میان فهرست هزاران شاخص میباشد. انتخاب اشتباه شاخص های کلیدی عملکرد این خطر را برای سازمان به وجود می آورد که سازمان را در مسیر اشتباهی قرار دهد، و آن را تشویق به دستیابی به چیزی کند که هیچ پیش بردی در راستای اهداف سازمان ایجاد نمیکند. این نکته مهم را باید مد نظر داشت که همسویی شاخص های کلیدی عملکرد با اهداف راهبردی سازمان بسیار اهمیت دارد. عدم این همسویی و هم راستایی مخاطره عدم تحقق اهداف سازمانی را در پی خواهد داشت.
یک شاخص کلیدی عملکرد اثر بخش بایستی همسویی خیلی زیادی با اهداف راهبردی سازمان داشته باشد. هنگامی که ما قصد یاری رساندن به یک سازمان را در انتخاب درست شاخص های کلیدی عملکرد داریم؛ باید در قدم اول یک چار چوب مشخص مدیریت عملکرد را در سازمان توسعه دهیم و بر اساس ان اولویت های راهبردی سازمان را شناسایی کنیم. پس ازشناسایی و بسط و توسعه چار چوب خود و شناسایی دقیق اهداف، مدیران اجرایی سازمان قادر خواهند بود همسو با چارچوب خود سوالاتی شرایط بحرانی کسب و کار خود مطرح نموده و با دریافت پاسخ های مناسب هر یاز انها، شاخصهای کلیدی عملکرد مناسب را تعریف و تدوین کرده و روش ارزیابی و سنجش انها را نیز مشخص نمایند.