امروزه موفقیت در یک کسب و کار با توجه به هزینه های بالای راه اندازی آن از اهمیت زیادی برخوردار می باشد . چرا که شکست در یک کسب و کار می تواند هزینه های زیادی را از لحاظ مالی و همچنین از نظر روحی و روانی برای صاحبان کسب و کارها ایجاد کند . همین موضوع باعث گردیده است تا سازمان ها ، شرکت های بزرگ و حتی افراد فعال در زمینه های مختلف کسب و کار به دنبال راه حلی برای بهبود شرایط کسب و کار خود باشند . شاید بتوان این راه حل را همان فرآیندهای کسب و کار دانست که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت .
تعریف فرآیند و فرآیندهای کسب و کار
فرآیند به مجموعه ای منسجم از فعالیت هایی که توسط یک گروه برای دستیابی به یک هدف صورت می پذیرد ، گفته می شود . فرآیندهای کسب و کار هم شامل مجموعه ای از اقداماتی می باشند که بر روی منابع و به هدف تولید یک محصول و یا ایجاد یک خدمت انجام می پذیرند . این فرآیندها بایستی به صورت متوالی و مرتبط با یکدیگر صورت پذیرند تا نتیجه مطلوب حاصل گردد .
سطوح مختلفی را می توان برای فرآیندهای کسب و کار در نظر گرفت که در بالاترین سطح شاهد استراتژی های عالی یک سازمان و در سطح بعدی اهداف عملیاتی و نهایتا فرآیندهای سازمانی را مشاهده می کنیم . فرآیندهای کسب و کار بر روی چارت های سازمانی تاثیر می گذارند و به همین دلیل نقش پررنگی را در تعیین استراتژی های سازمانی دارند .
در شکل ۲ در پایین ترین سطح هرم ، فرآیندهای سازمانی را مشاهده می کنید . فرآیندهای سازمانی به صورت مستندات متنی تهیه می شوند و به عنوان سندی برای پیاده سازی عملیات مختلف در کسب و کار محسوب می شوند .
شاخص ها در فرآیندهای کسب و کار
تلاش های بسیاری برای تعریف شاخص هایی مناسب برای سنجش میزان تاثیر فرآیندها در یک کسب و کار گردیده است . متاسفانه افرادی که به فرآیندها دسترسی دارند درک مناسبی از شاخص های موثر در کسب و کار را ندارند . در چنین مواقعی مالکین فرآیندها سعی می کنند تا ساده ترین شاخص ها را بیابند . انجمن مدیریت و بهره وری آمریکا (APQC) مجموعه ای از شاخص هایی را که می تواند در موفقیت یک سازمان حائز اهمیت باشند را تعریف کرده است .
تعریف شاخص هرچند که به ظاهر ساده به نظر می رسد اما دارای پیچیدگی زیادی است . طراحی یک شاخص نیاز به افراد متخصص و با تجربه در زمینه فرآیندها دارد . باید توجه داشت که در یک فرآیند بیشترین تاثیرات از کوچکترین علت ها به وجود می آید . بنابراین باید علاوه بر شاخص های استاندارد و عمومی به عوامل محیطی و محلی نیز توجه داشت و به صورت مستمر به تطابق و بروزرسانی شاخص ها پرداخت .
سیستم های مدیریت کسب و کار (BPMS)
در دهه های اخیر کسب و کارها از لحاظ اندازه سازمان بزرگ شده اند و از طرفی دیگر حوزه فرآیندهای کسب و کارها نیز گستردگی بسیاری پیدا کرده است . این واقعیت باعث گردیده است تا سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به عنوان یک ضرورت برای هر کسب و کاری محسوب شوند . این سیستم ها سعی می کنند تا فرآیندهای پیچیده را به بهترین شکل تحلیل کنند و بهترین راه حل ها را برای صرفه جویی در زمان و هزینه ارائه دهند . در حال حاضر از نرم افزارهای هوشمند مبتنی بر وب به عنوان جایگزینی برای سیستم های سنتی BPMS استفاده می شود . این نرم افزارهای هوشمند می توانند به راحتی به مدیریت داده های حجیم بپردازند و با بالاترین سرعت به ارائه بهینه ترین راهکارهای ممکن بپردازند .
از آن جایی که فرآیندهای کسب و کار دسترسی به منابعی هم چون سرمایه ، نیروی انسانی ، مواد اولیه ، زیرساخت ها و خدمات همگانی را ساده می سازند ، می توانند باعث رشد سریع یک کسب و کار شوند . از دیگر سو ، از آن جایی که مسائل روانشناختی می تواند تاثیر شگرفی در موفقیت یک کسب و کار داشته باشد ، می توان با کمک فرآیندهای کسب و کار به شناسایی فرصت های تجاری ، نقاط بحرانی و موانع پیشرو پرداخت به شکلی که قبل از مواجه با آن ها راهکارهای متناسب را در پیش گرفت و میزان شکست ها و سرخوردگی ها را به شدت کاهش داد .
در پست دیگری در آینده نزدیک به معرفی موردی شاخص های مطرح در فرآیندهای کسب و کار خواهیم پرداخت .