شاخص کلیدی عملکرد، شاخصی مالی و غیر مالی است . سازمان ها از آن برای تخمین موفقیتشان و بررسی اهداف بلند مدتشان ک ازقبل تعیین کرده اند استفاده می کنند. فرآیند سازمان دهی کسب و کارها برای تاسیس کردن و پی بردن به تاثیرات کارآمد، از طریقkpi انجام می شود.
۱- مشخصات K P I
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI نوعی ابزار اندازه گیری اجرایی میباشد.KPI ها میزان موفقیت سازمان ها یا بخشی از یک عملکرد را اندازه گیری می کنند. اغلب موفقیت ها به سادگی تکرار می شوند و محصوب دستیابی دوره ای به سطحی از اهداف اجرایی است هم چنین گاهی اوقات موفقیت در شرایط فرآیندسازی اهداف استراتژیک معنی می شود. بر همین اساس انتخاب یک KPI مناسب به درک درست از ارزش های سازمان شما مربوط است. KPI های مالی تفاوت زیادی با KPI های فروش دارند. از همین رو باید نیاز های مهم سازمان را بشناسیم و این تشخیص ها، منجر به شناسایی پتانسیل های موثر می شود، بنابر این شاخص های عملکرد به طور معمول وابسته به بهبود عملکرد است. یکی از راه های رایج برای انتخاب KPI اعمال یک چهارچوب مدیریتی مانند یک کارت امتیاز بالانس شده است. در کسب و کارهای مختلف، شاخص عملکرد متفاوت است. در یک مدرسه ممکن است میزان عدم قبولی دانش آموزان به عنوان شاخص کلیدی عملکرد تعیین شود و ممکن است به مدرسه کمک کند تا وضعیتشان را در جامعه آموزشی بسنجنند و در کسب و کاری دیگر درصد مشتریانی که باز میگردند میزان سنجش باشد.
برخی از ویژگی های KPI :
– KPI باید با اهداف شرکت همسو باشد
– KPI باید توسط پرسنل مدیریتی(معمولا مدیر منابع انسانی) تعیین شود.
– KPI باید طوری طراحی شود که به راحتی قابل درک باشد
– بعضی KPI ها به طور ویژه برای هر کارمند طراحی می شوند
– KPI ها باید برای تعادل ارزیابی هر کارمند طراحی شوند
– KPI ها در مدت زمان بالا، دقت خود را از دست می دهند
– KPI ها دوره ای هستند
بخش مهم در شناسایی KPI ها : داشتن یک پیش تعریف برای کسب و کار(BP) ، داشتن الزامات برای BP ها، داشتن اندازه های کمی و کیفی از نتایج و مقایسه ها با هدف گذاری های مشخص شاخص کلیدی عملکرد برای دوره ارزیابی عملکرد سازمان ها، واحد های کسب و کار و دپارتمان ها کاربرد دارد. به همین منظور KPI هایی که کارایی بالاتری دارد به طور معمول برای کارایی های معنی دار و قابل اندازه گیری طراحی شده است.
KPI می تواند یک شاخص کمی یا کیفی باشد :
الف – استراتژیک – خیلی از آن ها KPI های مالی هستند.
ب – مدیریتی – دسترسی به منابع، برنامه ریزی در مقابل زمان، ارزش و درآمد در مقابل بودجه
ج – عملیاتی – برای دنبال کردن هر بخشجایگاه / کارمند / اطلاعات فردی/ فرآیندهای مشخص/ فعالیت ها/محصولات/ مشتریان جدید استفاده دارد.
تعدادی از پارامترهای شاخص عملکرد :
– مشاهدات استراتژیک را در بر می گیرد
– زمان فعالیت را مشخص می کند
– وضعیت فعلی در توسعه شرکت را مد نظر قرار می دهد(KPI می تواند از ضوابط هوشمندانه پیروی کند)
– به راحتی قابل درک و شناسایی است
– به راحتی قابل اندازه گیری است
– مرتبط با حوزه ای است که فعالیت می کنید
– وابسته به زمان است و بسته به آن تغییر می کند.
این چند مورد به شما در افزایش رضایت مندی مشتریان کمک بسیاری میکند
۱- ارسال سریع محصولات
۲- تنظیم خدمات
۳- قیمت مناسب تر
۴- برنامه ای جذاب برای جایزه دادن (درمناسبت ها)
۵- محصولات با کیفیت تر
۶- بازاریابی و تجارت و ارتقا فعالیت های سازمان
۷- پاسخ سریع به درخواست ها
۸- انعطاف بیشتر – شرایط پرداخت ؛ پرداخت های معوق
۹- دسته بندی و طراحی جدید
۱۰- تحلیل سریع شکایات
۱۱- تعویض سریع محصولات
۱۲- اطلاع دقیق و سریع از مشتریان
۱۳- جایزه به هنگام تمام شدن موجودی انبار
۱۴- محدودیت افزایش قیمت
۱۵- جبران خسارت سهام باقی مانده
۱۶- صدور سریع پاداش خارج از فاکتور
۱۷-قابلیت انعطاف
۱۸- ایجاد انگیزه برای مشتریان
به همین دلیل مدیریت و منابع سازمان ها در جلسه ای با یکدیگر، اهدافی را برای فروش موثر تر وبهتر طراحی وراه اندازی می کند و پس از آن حجم فروش را در یک بازه زمانی افزایش می دهند.