شما هم مثل من در مسیر یابی ضعیف هستید؟ یا فقط من باید به کمک نقشه به مقصدم برسم؟ به عنوان مثال وقتی میخواهم به جایی بروم باید هر ۳۰ ثانیه گوکل مپ را چک کنم و ببینم در کجای مسیر هستم؟ چون میدانم اگر حواسم پرت شود ممکن است راه را اشتباه بروم و مجبور شوم کلی راه را برگردم. حالا این یک پیاده روی ساده است، که اگر اشتباه کنیم فوقش کمی خسته می‌شویم؛ ولی در رسیدن به یک هدف بزرگ، اگر اشتباه برویم چه اتفاقی می‌افتد؟
این‌ها را گفتم که بدانیم، برای همه اهداف باید شاخصی برای اندازه گیری وجود داشته باشد، که به ما بگوید: دقیقاً کجای کار هستیم؟ چقدر نزدیکیم؟ اشتباه می‌رویم یا درست؟ چقدر دیگر مانده تا به مقصد برسیم؟ و…
خوشبختانه شاخص کاربردی ای به نام شاخص های کلیدی عملکرد یا kpi وجود دارد.
در این مبحث قرار است بفهمیم:
((kpiچیست؟
انواع KPI چیست؟
چگونه KPIها را توسعه دهیم؟
گام های مهم در تعیین شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟
تفاوتKPi) )و( (KRIدر چیست؟
چگونه kpi هارا گزارش دهیم؟
KPI چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد یا Key Performance Indicator که به اختصار به آن KPI می گویند، یک متغیر قابل اندازه گیری است که به ما نشان می دهد یه شرکت یا استارتاپ چقدر در رسیدن به اهداف خود موفق بوده است. تعیین این شاخص بر عهده مشاور برنامه ریزی استراتژیک یا مدیریت برنامه ریزی استراتژیک سازمان است.
KPI چه اطلاعاتی را به ما نشان می دهد؟
۱-اقداماتی که باید انجام شوند تا به تصمیم گیری بهتر کمک کنند را شناسایی می کند.
۲-بین شاخص های پیشرو و عقب مانده ایجاد تعادل می کند
۳-میزان تغییر عملکرد را در طول زمان نشان می دهد
۴-شواهدی عینی از مسیر پیشرفت برای دستیابی به نتایج مطلوب را فراهم می کند
۵-میزان کارایی، اثربخشی، کیفیت، مدت زمان، رفتار، کارایی پروژه، کارایی فردی و بهره برداری از منابع را نمایش می دهد
انواع KPI؟
ورودی ها : اطلاعاتی از مقدار، نوع و کیفیت منابع مصرف شده به ما می دهد
خروجی ها : مقدار کاری که انجام شده و چیزی که تولید شده را نمایش می دهد
عواقب یا نتایج : دست آورد ها یا تاثیرات نهایی را برای ما به نمایش در می آورد
پروژه : پاسخگو وضعیت تحویل پروژه و پیشرفت نقاط قوت پروژه است
مثال:
فرض کنید می خواهیم چای درست کنیم ورودی ما شامل خود چای،آب و مدت زمانیکه صرف ساخت آن می شود است.
فرآیند ما می تواند روش ساخت چای یا بهره وری تجهیزات باشد.
خروجی ما خود چای ساخته شده است که شامل : طعم،مقدار دمای چای و ….
عواقب و نتیجه می تواند رضایت مصرف کننده باشد و و اقدامات پروژه بر روی نتایج ارائه شده از هر پروژه یا طرح های بهبودی عمده، مانند یک کمپین بازاریابی جدید تمرکز می کنند.
چه گام هایی برای تعیین یک KPI خوب لازم است؟
１- معیار KPI دقیقا چه چیزی را اندازه بگیرد؟ (مثلا نرخ تبدیل مشتری را اندازه بگیرد)
２- این نتیجه چه اهمیتی دارد؟(هدف از تعیین شاخص های کلیدی عملکرد چیست؟)
３- اطلاعات شما از کجا به دست می آیند؟ (مثلا می توانید از گوگل آنالیتیکس برای تجزیه و تحلیل ترافیک وب سایتتان استفاده کنید)
４- هر چند وقت یکبار روند پیشرفت عملکردتان را اندازه گیری می کنید؟(مثلا هرماه نسبت به ماه قبل افزایش بازدید را اندازه گیری کنید تا نواقص کارتان مشخص شود)
５- KPI برای چه قسمتی از کسب و کار استفاده می شود؟(مثلا قرار است که نرخ تبدیل مشتری های سایت را اندازه گیری کنید(
６- چه کسی مسئول این کار است؟( برای مثال یکی از کارشناسان دیجیتال مارکتینگ را مسئول پیگیری این کار می کنید)
７- بدترین حالت و بهترین حالت در این هدف چیست؟( مثلا اگر عدد بازدید به کمتر از ۱۰۰ برسد ، شرایط خوب نیست و باید اعلام شود.)
چالش ها
مشکل اینجاست که هزاران شاخص وجود دارد و شرکت ها در تلاشند تا درست ترین شاخص ها را انتخاب کنند.
انتخاب نادرست KPI،باعث می شود افراد به مسیر نادرست هدایت شوند.
در حقیقت دلیل قدرتمند شاخص های کلیدی عملکرد این است که ما بفهمیم چه چیزی را باید مورد سنجش قرار دهیم.
اگر سازمانی در حال اندازه گیری شاخص های اشتباهی باشند که آن شاخص ها در راستای اهداف سازمان نباشد و برای رسیدن به آنها پاداش تعیین کند مانند این است که از خدمه کشتی بخواهد تا کشتی را در مسیر و جهت نا درست هدایت کند.
چطور در ۶ مرحله یک شاخص کلیدی عملکرد kpi را توسعه دهیم؟
اول: یک هدف واضح برای kpi مشخص کنید:
نوشتن یک هدف واضح و دقیق مرتبط با شاخص کلیدی عملکرد مهم ترین بخش توسعه KPI است.
دوم: kpi هارا با کارمندان و اعضای سازمان خود در میان بگذارید:
همه افراد سازمان یا شرکتتان باید علت انتخاب شاخص هارا بدانند. در غیر این صورت، آنها تنها اعدادی بی سَر و تَه روی صفحه نمایش هستند که هیچ معنایی برای کارمندان شما ندارند.
همچنین باید برای آنها توضیح دهید که چرا این شاخص را بر سایر شاخص ها ترجیح داده اید. بازخورد گرفتن از کارمندانتان به شما کمک می کند تا بفهمید کدام یک از اهداف سازمان قابل درک نیستند و از همه مهمتر اینکه یادتان باشد که شاخص های کلیدی عملکرد بدون خطا نیستند.
سوم : بررسی کنید که KPI های شما واقع بینانه تعیین شده باشند:
اگر از همان اول اهداف شما بزرگ باشند ممکن است کارمندانتان همان اول ناامید شوند اما برعکس اگر پله پله جلو بروید و کوچک تر اهدافتان را تعیین کنید میبینید که چقدر زود به اهدافتان می رسید.
چهارم: مطمئن شوید که اهداف مرتبط با KPI های شما قابل اجرا باشند:
با استفاده از مراحل زیر از عملی بودن شاخص های کلیدی عملکرد خود اطمینان حاصل کنید:
１- اهداف اصلی کسب و کارتان را مرور کنید
２- عملکرد کنونی سازمان خود را آنالیز کنید
３- برای KPI های خود اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تعیین کنید
４- بار دیگر اهداف شاخص های عملکرد خود را با حضور افراد تیمتان چک کنید
５- روند پیشرفت خود را مرور کرده و در صورت لزوم دوباره اهداف و Kpi هارا تنظیم کنید.
پنجم: به صورت هفتگی یا ماهانه KPI هارا ارزیابی کنید:
همه KPI ها موفقیت آمیز نیستتد . فقط با ارزیابی دوره ای آنهاست که می توانید بفهمید چه زمانی باید آنها را تغییر دهید.
ششم: مطابق نیاز های روز KPI هایتان را توسعه دهید:
هایی که به روز نمی شوند به سرعت قدیمی و بی مصرف تواهند شد.
این به این دلیل است که kpi ها شاخص های ثابتی نیستند.
آن ها همیشه نیاز به بروز رسانی و تغییر در صورت نیاز دارند.اگر آنها را تعیین کرده و سپس به حال خود رها کنید، ممکن است در حال تعقیب اهدافی باشید که دیگر ربطی به کسب و کار شما ندارند.
تفاوت شاخص های کلیدی عملکرد((KPI و شاخص های کلیدی نتیجه (kRI):
Kpi ها شاخصی برای اندازه گیری عملکرد است و ربطی به نتیجه ندارد..این یعنی نتایجی مانند افزایش درآمد و سود را نمی توانیم به عنوان kpi در نظر بگیریم.چرا؟
چون هر نتیجه ای که به دست می آوریم حاصل از انجام جندین فعالیت مختلف است.
بنابراین ما این موارد را شاخص کلیدی نتیجه یا KRI می نامیم .درواقع یک KRI به شما می گوید در کسب و کارتان چه نتیجه ای گرفتید؛ اما kpi به شما می گوید که باید چه کاری انجام دهید.
شیوه گزارش شاخص های کلیدی عملکرد :
گزارش، خلاصه ای از عملکرد فعلی شما در مقایسه با اهداف از پیش تعیین شده است.گزارش شاخص کلیدی عملکرد را می توان به روش های متفاوتی ارائه داد: استفاده از فایل اکسل، پاورپوینت یا نرم افزار مرتبط با کارت امتیازی متوازن که دارای داشبورد مدیریتی هستند.
