شاخص های کلیدی عملکرد یا همان Key Performance Indicators که به اختصار آن را KPIs می نامند،وسیله ای برای اندازه گیری میزان مثبت یا منفی بودن عملکرد افراد یا سازمان ها و یا حتی در نگاهی کلی تر دولت هاست.
بنا به گفته ی ویلیام تامسون:
“دانش در هر زمینه ای تنها در صورتی حاصل می شود که بتوان آن را انداره گیری نمود و تا وقتی که قابل اندازه گیری نباشد دانش شما ناقص است اگرچه کسب دانش را آغاز کرده اید ولی پیشرفت برای شما به ندرت اتفاق می افتد.”
البته برخی این جمله را منتسب به فردیناند دراکر،پدر علم مدیریت نوین میدانند اما به هرحال آنچه حائز هامیت است این است که بدانیم این جمله چه ارتباطی به بحث ساخص های کلیدی عملکرد یا KPIs دارد و اصولا انواع شاخص های کلیدی عملکرد کدام اند و هدف از تعریف آنها در یک سازمان چیست؟
KPIs ها ابزاری مدیریتی هستند که به طور گسترده‌ای توسط شرکت‌های مختلف در سراسر جهان برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد فرآیندها و مدیریت آنها به صورت مؤثر و کارآمد و به منظور دستیابی به اهداف پیش‌بینی شده، مورد استفاده قرار می‌گیرند و انواع مختلفی دارند که از هریک از آنها برای اهداف خاص و در شریاط متفاوتی مورد استفاده قرار میگیرد.هریک از این kpi های میتوانند کمی یا کیفی باشند و فرآیند را ارزیابی و کیفیت آن را اندازه‌گیری کنند.
KPIs ها به انواع زیر تقسیم میشوند:
شاخص‌های اثربخشی
شاخص‌های سودآوری
شاخص‌های کارایی
شاخص‌های ظرفیت
شاخص‌های رقابت
شاخص‌های بهره‌وری
شاخص‌های کیفیت
برای درک بهتر، به بررسی هریک از انواع این شاخص‌ها می پردازیم.
شاخص‌های اثربخشی:
کارایی و اثربخشی رابطه بین نتایج مورد انتظار و نتایج به‌دست آمده است یا به‌عبارت دیگر کار درست، دستیابی به نتایج مورد انتظار است. اثربخشی بر روی محصول و نتایج به دست آمده متمرکز است و می تواند منافع را از طریق سود بیشتر به ارمغان بیاورد.
رابطه بین نتایج به دست آمده و منابع استفاده شده، نمایشگر کارایی سازمان، فرآیند یا کارکنان می‌باشد. با توجه به تعریفی که در بالا ارائه شد کارایی مناسب مترادف است با ایجاد بهترین چیزها با استفاده از حداقل منابع بوده و تمرکز بر روند و منابع مورد استفاده راهی برای کاهش هزینه‌ها محسوب می‌شود.
شاخص‌های سودآوری:
این شاخص به درصد رابطه بین سود و کل فروش اشاره دارد. به عنوان مثال: یک شرکت که ۱۵۰،۰۰۰ دلار کالا فروخته و سود ۱۵،۰۰۰ دلار آمریکا را به‌دست آورده است. به میزان ۱۰ درصد به سودآوری رسیده است.
شاخص‌های ظرفیت:
به مقدار تولید در یک بازه زمانی مشخص اشاده دارد
به عنوان مثال، یک شرکت خودرو سازی قادر به تولید ۱۰۰ اتومبیل در هر ماه است و این عدد نشان‌دهنده ظرفیت این واحد تولیدی است.
شاخص‌های بهره‌وری:
نسبت بین خروجی تولید شده و منابع مورد استفاده برای انجام آن کاررا شاخص بهره وری گویند
به عنوان مثال: یک کارگر می تواند ۲۰ متر از کف‌پوش را در یک ساعت نصب کند و دیگری می‌تواند تنها ۱۰ متر از کف‌پوش در یک ساعت نصب کند. از این رو، کارگر اول دارای بهره‌وری بیشتری نسبت به کارگر دوم می‌باشد.
شاخص‌های کیفیت:
به نسبت بین خروجی مناسب (بدون هرگونه خطا و ایراد) برای استفاده و رابطه بین کل خروجی (مجموع تولید شده) اطلاق می شود
به عنوان مثال: ۹۰ قطعه مناسب در هر ۱۰۰ تولید، گویای ۹۰٪ انطباق است.
شاخص‌های رقابت پذیری:
این شاخص سهم بازاری که شرکت در مقایسه با سایر رقبا دارد قدرت رقابت‌پذیری شرکت را مشخص می‌کند.
KPIs ها علاوه بر اینکه ابزاری برای مدیریت فرآیندها می‌باشند، میتوانند وسیله ای برای ایجاد ارتباط در دردرون سازمان باشند ؛ از طریق شاخص‌های کلیدی عملکرد، مأموریت، چشم انداز، و ارزش های بنیادین شرکت به سایر کارکنان منتقل شده و موجب می‌شود از اهمیت نقش خود در راستای اهداف کلان سازمان مطلع باشند.
به‌طورکلی شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان بر چگونگی انجام کار از طریق اندازه‌گیری عملکرد و سنجش میزان موفقیت در دستیابی به اهداف تعیین شده تمرکز می‌کنند. این شاخص‌ها باید توسط یک نسبت اندازه‌گیری شوند که نمایشگر روند کل فرآیند یا بخشی از آن می‌باشد.
در هر شاخص کلیدی عملکرد یا KPIs اهداف پیش‌بینی شده باید دارای ویژگی‌های زیر می‌باشند:
مشخص (Specific)
قابل اندازه‌گیری (Measurable)
قابل دستیابی (Acceptable)
مرتبط (Realistic)
دارای زمان‌بندی (Timely)
که مجموع این ویژگی ها را به اختصار SMART می گویند.