دسته‌ها
Uncategorized

شاخص های کلیدی عملکرد کسب و کار چیست؟

شاخص های کلیدی عملکرد کسب و کار
شاخص های کلیدی عملکرد کسب و کار

منظور از شاخص های کلیدی عملکرد کسب و کار، چیزهایی ست که در رشد کسب و کار شما تأثیر مستقیم دارند؛ وظیفه شما بررسی این شاخص ها برای پی بردن به رشد کسب و کارتان است.

شاخص های کلیدی عملکرد در کلیه کسب و کارها و فعالیت ها معنا و مفهوم دارند. در واقع در بسیاری از فعالیت ها و اقدامات و فرایند هایی که در مجموعه ها و بنگاه های مختلف صورت میپذیرد، شاخص های کلیدی عملکرد و اهداف کمی مرتبط با آن وجود دارد. و گزارش های عملکردی  اقدامات مجموعه به واسطه شاخص های کلیدی عملکرد مرتبط و تخصیص یافته سنجش و ارزیابی میشوند.

با یک تعریف ساده و روشن میتوان گفت که شاخص های کلیدی عملکرد روشی برای سنجش، ارزیابی میزان کارایی، اثر بخشی عملکرد کارمندان و یا در سطح کلان تر میزان کارایی و اثر بخشی عملکرد مدیران سازمانی، یک واحد سازمانی و یا عملکرد سازمان تعریف کرد.

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مخفف عبارت Key Performance Indicator است. شاخص های کلیدی عملکرد به ما در درک میزان کارایی، اثر بخشی، عملکرد سازمان، و افراد بر اساس اهداف کمی و کیفی راهبردی تعریف شده برای هر یک کمک خواهد کرد.

اکنون با ارایه یک مثال سعی میکنیم شما را در درک مفهوم شاخص های کلیدی عملکرد یاری کنیم. یک کشتی تفریحی را در نظر بگیرید؛ که میخواهد تعدادی مسافر را از بندر A به بندر B منتقل کند. هدف این فعالیت رساندن مسافرین به مقصد ظرف مدت یک هفته میباشد.

در گام اول، کاپیتان و خدمه کشتی نیاز به اطلاعاتی در مورد ناوبری کشتی خواهند داشت. تا بتوانند برنامه و نقشه راه سفر خود را منطبق با آن طرح ریزی نمایند. در این مثال شاخص های کلیدی عملکرد میتواند داده های مکانی GPS، سرعت متوسط، میزان سوخت کشتی، متوسط مصرف سوخت، اطلاعات اب و هوایی و… باشد. این شاخص ها به کاپیتان و خدمه کشتی کمک خواهد که وضعیت و موقعیت خود را درک کرده و بدانند که ایا همسو با برنامه های مد نظر سفر به پیش میروند یا خیر. همچنین با انها کمک خواهد کرد؛ تا بتوانند تصمیمات مورد نیاز را در حین مسر سفر اتخاذ نمایند.

شاخص های کلیدی عملکرد در شرکت ها و سازمان ها نیز دقیقا مشابه مثال فوق تعریف میشوند. اگر هدف یک شرکت یا سازمان  سود آوری است؛ شاخصهای آن میتواند میزان فروش در بازه های زمانی مشخص، حاشیه سود یا میزان هزینه های جاری و… باشد.اگر هدف یک بنگاه جذب یک مشتری جدید و یا ایجاد یک برند خوب باشد، بایستی میزان آگاهی مخاطبان و مشتریانش را از برند خود بسنجد. حال اگر یه سازمان بخواهد اطمینان حاصل نماید که کارکنانش به خوبی کار میکنند (کارایی و اثر بخشی) باید عملکرد کارکنان خود را به عنوان یک شاخص کلیدی عملکرد سنجش نماید.

چالشی که بسیاری از سازمان ها با آن روبرو هستند؛ انتخاب صحیح شاخص های کلیدی عملکرد مورد نظر از میان فهرست هزاران شاخص میباشد. انتخاب اشتباه شاخص های کلیدی عملکرد این خطر را برای سازمان به وجود می آورد که سازمان را در مسیر اشتباهی قرار دهد، و آن را تشویق به دستیابی به چیزی کند که هیچ پیش بردی در راستای اهداف سازمان ایجاد نمیکند. این نکته مهم را باید مد نظر داشت که همسویی شاخص های کلیدی عملکرد با اهداف راهبردی سازمان بسیار اهمیت دارد. عدم این همسویی و هم راستایی مخاطره عدم تحقق اهداف سازمانی را در پی خواهد داشت.

یک شاخص کلیدی عملکرد اثر بخش بایستی همسویی خیلی زیادی با اهداف راهبردی سازمان داشته باشد. هنگامی که ما قصد یاری رساندن به یک سازمان را در انتخاب درست شاخص های کلیدی عملکرد داریم؛ باید در قدم اول یک چار چوب مشخص مدیریت عملکرد را در سازمان توسعه دهیم و بر اساس ان اولویت های راهبردی سازمان را شناسایی کنیم. پس ازشناسایی و بسط و توسعه چار چوب خود و شناسایی دقیق اهداف، مدیران اجرایی سازمان قادر خواهند بود همسو با چارچوب خود سوالاتی شرایط بحرانی کسب و کار خود مطرح نموده و با دریافت پاسخ های مناسب هر یاز انها، شاخصهای کلیدی عملکرد مناسب را تعریف و تدوین کرده و روش ارزیابی و سنجش انها را نیز مشخص نمایند.

دسته‌ها
مدیریت عملکرد

ویژگی های شاخص کلیدی عملکرد

شاخص های کلیدی عملکرد از هر نوعی که انتخاب شوند، باید انعکاس دهنده اهداف کسب و کارتان باشند و این نشان دهنده  موفقیت یک کسب و کار بوده و قابل اندازه گیری میباشند. شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) اکثرا مربوط به ملاحظات بلندمدت می شوند و تعریف و چگونگی اندازه گیری آن ها در طول زمان تغییر نمی کند. تنها زمانی که کسب و کار به اهدافش نزدیک تر شود یا اهدافش تغییر کند، احتمالا شاخص های کلیدی عملکرد آن نیز تغییر نماید. این شاخص ها نقش زیادی در نظم دهی و هماهنگی میان اجزای مختلف یک کسب و کار دارد.

شاخص های کلیدی عملکرد از هر نوعی که انتخاب شوند، باید انعکاس دهنده اهداف کسب و کارتان باشند و به عبارتی نشان دهنده موفقیت کسب و کارتان بوده و قابل اندازه گیری باشند.

مطابق تکنیک Smart ، شاخص کلیدی عملکرد باید دارای  ویژگی های زیر باشد:

۱- هر شاخص کلیدی عملکرد (KPI) باید یک هدف خاص را اندازه گیری کند.

۲-هر شاخص کلیدی عمکلرد (KPI) را باید بتوان در یک محدوده و دوره ی زمانی معین اندازه گیری کرد به طوری که بتواند گویای میزان پیشرفت در کار باشد.

۳- شاخص کلیدی عملکرد (KPI) باید به طور مستقیم با کارهای انجام شده در کسب و کار مربوط باشد و نه صرفا با نتایج کارهای انجام شده.

۴- بهترین شاخص کلیدی عملکرد (KPI)  را می توان با سطحی منطقی از تلاش، به دست آورد. در  واقع شاخص های کلیدی عملکرد  (KPI) باید خیلی دور از دسترس باشند.

چند مثال از شاخص های کلیدی عملکرد :

بسیاری از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای کسب و کارها تعریف شده اند و همان طور که گفتیم، هر بخش از هر کسب و کار و هر شرکتی با توجه به موقعیت خود، شاخص کلیدی عملکرد (KPI) مخصوص به خود را دارد. مدیران با استفاده از «داشبوردهای مدیریتی» می توانند شاخص های کلیدی عملکرد هر کدام از بخش های کسب و کار خود را به صورت آنلاین و دقیق مشاهده نمایند.

اکنون  چند شاخص کلیدی عملکرد (KPI) از سازمان های مختلف را معرفی می کنیم، تا منظورمان از شاخص کلیدی عمکلرد مشخص تر شود:

۱-( شاخص رضایت کارمندان) برای بخش های مدیریتی مختلف سازمان (خصوصا بخش مدیریت منابع انسانی) می تواند یک شاخص کلیدی عملکرد مناسب باشد.

۲-در یک کسب و کار (درصد فروش حاصل شده از برگشت مشتریان ) می تواند یکی از شاخص های کلیدی عملکرد باشد.

۳-در یک مدرسه ممکن است شاخص کلیدی (نرخ دانش آموزان فارغ التحصیل) مورد توجه باشد.

۴-در یک کسب و کار پاسخگویی به مشتریان (درصد مشتریانی که در دقیقه اول به آن ها پاسخ داده می شود) می تواند یک شاخص کلید باشد.

۵-در یک سازمان خدمات اجتماعی (تعداد کاربرانی که طی یک سال به سازمان کمک کرده اند) می تواند  یک شاخص کلیدی باشد.

شاخص کلیدی عملکرد

نحوه طراحی و به کارگیری سنجه و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) :

سنجه یک معنی عام دارد و ممکن است میان بسیاری از سازمان ها یکسان باشند. در نتیجه طراحی و بکارگیری آن ها نیز فرایند  پیچیده ای ندارد. ولی تعریف شاخص های کلیدی عملکرد مناسب برای یک کسب و کار، نیازمند دقت و ظرافت بیشتری است.

نکات مهم:

نکته اول در رابطه با طراحی شاخص کلیدی عملکرد (KPI) این است که مطابق یک فرآیند منطقی، مدیران ارشد سازمان باید در گام اول استراتژی یک کسب و کار را به خوبی تعریف نمایند و سپس اهداف راهبردی کسب و کار را مشخص کنند. در گام بعد برای تحقق هر یک از اهداف راهبردی، شاخص های کلیدی مناسبی که میزان تحقق آن هدف را نمایان کند، تعریف کنند. این اقدام سبب می شود شاخص کلیدی عملکرد همسو با اهداف راهبردی یک کسب و کار و اولویت های کسب و کار باشد.

نکته دوم  آنکه اکثر سنجه های مالی می توانند به عنوان شاخص کلیدی مطرح باشند. البته آنها گویای عملکرد نیستند بلکه بر نتیجه دلالت دارند. در عین حال، مدیران برای موفقیت کسب و کار خود نباید فقط به شاخص های مالی بسنده کنند، چرا که ارتقای شاخص های مالی، خود، محصول ارتقای سایر شاخص ها است.

نکته سوم این است که مدیران یک کسب و کار ها باید مجموعه ای از شاخص ها را همزمان در نظر داشته باشند. مدیران در واقع پس از طراحی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مخصوص کسب و کار خود، لازم است که مفهوم آنها را برای کارمندان  بخش های مختلف تبیین کنند. آن ها همچنین باید به طور مستمر شاخص ها را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند. ابزاری که در این راستا برای مدیران مفید و کمک کننده است داشبوردهای مدیریتی و تحلیلی نام دارد. به کار گرفتن این ابزار باعث می شود که مدیران سطح های مختلف و همچنین کارمندان با محور قراردادن این شاخص ها، به صورت هماهنگ تری رفتار نمایند.

 

دسته‌ها
مدیریت عملکرد

بهترین شاخص های کلیدی عملکرد برای کسب وکار

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) جریان اطلاعاتی هستند که شما می توانید به طور مرتب برای ارزیابی صحت و سلامت کسب و کار خود آن را پیگیری کنید. شاخص کلیدی عملکرد(KPI) مفید، باعث افزایش بهره وری می شود. KPI  ها پیش بینی کرده و به مدیریت کمک می کنند تا مشکلات را قبل از آن که آسیب جدی وارد نمایند، پیدا کنند. یک ایده سریع در مورد پیشرفت کسب و کار شما می تواند به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه ارائه شود. این به معنی آن است که تغییر را می توان به سرعت انجام داد تا از فاجعه فاصله گرفت. آنها اقداماتی کارآمد، آسان و قابل دسترسی از نحوه عملکرد شما را پیش بینی می کنند و این در پیش بینی عملکرد بلند مدت برای کسب و کارتان ارزشمند است.

از آنجا که هر کسب و کار به نوعی خاص است، شاخص های کلیدی عملکردی که شما مشخص می کنید احتمال دارد با سایر کسب و کار های تجاری تفاوت داشته باشند. مجموعه شما باید زیرساخت داشته باشد که در آن هزینه ها و درآمد ها بتوانند به راحتی آنالیز و تحلیل شوند و در آن اعضای اصلی تیم اجرایی بتوانند زمینه های موفقیت در حوزه ها گوناگون را درک کنند.

شما می توانید با پنج نوع از داده های مالی و کیفی زیر کار کنید تا شاخص های کلیدی عملکزدی را که برای اهداف و تعیین شاخص های شما مناسب هستند سفارشی کنید.

۱-میزان درآمد

مانند هر صاحب کسب و کار ، درآمد خود را دنبال کنید تا اطمینان یابید درآمد شما ثابت است. با این حال، وقتی شما به عنوان یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI  ) به درآمد نگاه می کنید، بیشتر درمورد روند نسبی نمودار هایتان نگران هستید. مثلا، درآمد شما ممکن است در پایان هر ماه روند نزولی پیدا کند، که نشان دهنده این است که به یک استراتژی بازاریابی جدید برای افزایش این سری از زمان ها با پیشرفت و شیب آهسته نیازمند هستید. یا وقتی که درآمد افزایش می یابد، می‌توانید دلایل را دقیق تعیین کنید و روند را حفظ کنید.

۲-هزینه های مستقیم

احتمالا در طول روز به این فکر کرده اید که هر روز چه مقدار در حال خرج کردن برای انجام درست کسب و کارتان هستید. مصارف مستقیم شما ممکن است شامل مواد و لوازم برای تولیدات، محصولات، بازاریابی و تبلیغات و سایر خریدهایی باشد که پس از آن به سود مطلوبتان تبدیل می شود. وقتی که شما در هزینه های مستقیم با توجه به شاخص کلیدی عملکرد (KPI) نگاه می کنید، روند رونق را در نظر می گیرید.

۳-هزینه های تحمیل شده یا سربارها

معمولا سربارها حاوی هزینه های کسب و کار فعلی شما هستند که مستقیم به سود نمی رسند، از جمله اجاره فضای اداری و پرداخت کارمندان شما که احتمال دارد این هزینه ها ثابت شود، یعنی هر ماه یک مقدار مشخص پرداختی داشته باشید یا متغیر باقی بماند؛ یعنی با نرخ های بازار یا تغییرات فصلی نوسان پیدا کند. مثلا، اگر شما در تعطیلات با هزینه کم افراد اضافی را استخدام کنید  و یا هر اقدام دیگری را در جهت کاهش یا تثبیت این هزینه ها انجام دهید، هزینه های سربار خود را می توانید تغییر دهید.

ثبت کردن این مدل هزینه ها به عنوان یک شاخص کلیدی عملکرد(KPI) به شما کمک خواهد کرد که نمودار در حال افزایش را کاهش دهید و یا در غیر اینصورت این افزایش و تغییرات را متوجه می شوید. به این ترتیب، تنظیمات را برای حفظ جریان نقدی و محدود کردن مواجهه با هزینه های اضافی می توانید انجام دهید.

۴– حاشیه سود ناخالص

درصد حجم پولی که پس از کم کردن هزینه های مستقیم درآمد کسب می شود حاشیه سود ناخالص نامیده می شود . این شاخص KPI  یک شاخص مهم برای عملکرد و تناسب درآمد و خروجی شما است. در بهترین حالت، می خواهید میزان روند صعودی را ببینید، اما افزایش قیمت از طرف تامین کنندگان شما ممکن است اثر متقابل داشته باشد. بالا بودن این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به این معنی است که شما می توانید قیمت محصول یا خدمات خود را تنظیم کنید تا حاشیه سود ناخالص تان را ثابت نگه داشته و یا حتی افزایش دهید.

۵- حاشیه سود خالص

حاشیه سود ناخالص شما به طور طبیعی بیشتر از حاشیه سود خالص است، زیرا هزینه های سربار و همچنین هزینه خدمات را در بر دارد که از آن کم می شود. پیگیری این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) دیدی کاملی از کسب و کار و نحوه تغییر آن در طول زمان  به ما نشان می دهد. اگر حاشیه سود خالص شما در حال ضعیف شدن باشد، ممکن است نیاز به بررسی عملیات اجرایی خود داشته باشید که آن را با نگاه کردن به هزینه های کسب و کارتان و چیدمان ساختار و بازنگری ان باید راه تان را به پایان برسانید.

شاخص کلیدی عملکرد

از جمله شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) دیگر که روند حرکتشان قابل توجه است می توان به موارد زیر اشاره کرد:

رشد

رشد کسب و کار شما یک شاخص کلیدی عملکرد(KPI) است که میزان پیشرفت شما در جهت هدف های تان را نشان می دهند.ممکن است رشد به معنای گسترش پایگاه های محبوب مشتری شما، اضافه کردن کالاها یا خدمات بهینه تر، افزایش درآمد شما یا گسترش شناختن نام تجاری تان در بازارهای جدید باشد.

مشتریان

برای صاحبان کسب و کار کوچک، معیار و ترازوی اندازه گیری پیشرفت شما در مسیر موفقیت مشتریان هستند. این شاخص کلیدی عملکرد(KPI) آهنگ تغییر در میزان پایه مشتری شما ومیزان درآمد متوسط کسب شده  از هر مشتری می گیرید.

 این شاخص های کلیدی عملکرد(KPI) می تواند به شما در موارد زیر کمک کند :

  • تغییرات جمعیتی مورد انتظارتان
  • میزان محبوبیت برندتان نزد مشتری
  • نرخ نگهداری و ثبات مشتری
  • تعداد مشتریان تکراری
  • میزان رضایت مندی مشتری

کارکنان

شاخص های کلیدی عملکرد کارمندان کسب و کار شما  معیار بسیار مهم و قابل توجهی از صحت و سلامت کلی کسب و کار شما را نشان می دهد. این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) نه تنها اطلاعات حقیقی را نشان می دهد،( مثل درآمد متوسط ​​که یک کارمند تولید می کند)، بلکه دارایی های غیرمستقیم مانند چگونگی رضایت آنها از کار و نحوه مشارکت آنها در انجام وظایف روزانه شان را نشان می دهد. مشارکت کارمندان نشان دهنده افزایش بهره وری است و باعث کاهش میزان خستگی می شود که در آخر باعث  ارتقاء بیشتر کسب و کار شما می شود.

بازار

این شاخص کلیدی عملکرد (KPI) نشان می دهد که چگونه بازار در انتظار محصول و یا خدمات تان در حال رشد است و اینکه آیا سهم کسب و کار شما از بازار در حال افزایش است یا نه. زمانی که شما در مورد اتفاقاتی که در صنعت تان می افتد آگاه باشید، می توانید تصمیمات بهتری برای افزایش میزان رشد کسب و کارتان در اختیار داشته باشید.

 

در این مقاله سعی کرده ایم تا به شما کمک کنیم که بهینه ترین شاخص های کلیدی  عملکرد (KPI)  مورد نیاز کسب وکارتان را شناخته و بهترین راه رسیدن به موفقیت در کسب و کارتان را پیدا کنید.